Betriebskostenabrechnung – “Nicht alles darf umgelegt werden”

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Antrag auf Übernahme der Betriebskosten | fotolia.com

Grundsätzlich ist der Vermieter für die Betriebskosten verantwortlich, § 556 BGB. In einem solchen Fall ist er auch nicht verpflichtet eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Nur wenn der Vermieter mit dem Mieter vereinbart, dass er die Betriebskosten durch Vorauszahlungen tragen muss, so hat er auch einen Anspruch auf eine jährliche Betriebskostenabrechnung.

Hierbei kommt es jedoch immer wieder zu Problemen und Streitereien. Viele Abrechnungen sollen sogar falsch sein. Zugegeben, es ist auch nicht einfach eine korrekte Abrechnung zu erstellen. Es müssen viele Belege gesammelt und auf die Mieter umgelegt werden. Darüber hinaus gibt es einige Fristen zu berücksichtigen, die sogar zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen können. Worauf sollten Sie als Mieter also achten.

Vollständig und Nachvollziehbar

Die Betriebskostenabrechnung hat eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen (Betriebskostenvorauszahlungen) und der Ausgaben (Kosten) zu enthalten, § 259 Abs. 1 BGB. Darüber hinaus muss die Abrechnung auch nachvollziehbar sein, d.h. der Mieter muss in der Lage sein, diese auch prüfen zu können ohne ein Wirtschaftsstudium absolviert zu haben. Besonderes Augenmerk gilt hierbei der Wohnfläche. Hierbei gibt es oftmals Diskrepanzen zwischen der tatsächlichen Wohnungsgröße und der in der Abrechnung angegebenen Wohnfläche. Nachmessen lohnt sich!!!

Was darf alles in die Betriebskostenabrechnung hinein

Maßgeblich hierfür sind sowohl die Betriebskostenverordnung als auch Ihr Mietvertrag. Nur die dort aufgeführten Positionen dürfen umgelegt werden. Wurde nichts im Mietvertrag vereinbart, darf auch nichts abgerechnet werden. § 2 Betriebskostenverordnung führt detailliert auf und erläutert welche Kosten umlagefähig sind. Unter anderem sind dies:

  • Grundsteuern
  • Heizkosten
  • Gebühren für Wasser und Abwasser
  • Müllgebühren
  • Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Kosten des Betriebs des Fahrstuhls
  • Kosten für Gartenpflege
  • Kosten für Schornsteinreinigung
  • Kosten für Beleuchtung
  • Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Kosten für den Hausmeister
  • Sonstige Betriebskosten (gelegentlich anfallende Kosten z.B. für die Reinigung der Dachrinne) –

Betriebskosten sind somit Kosten die fortlaufend entstehen. In vielen Mietverträgen ist ein Verweis auf § 2 Betriebskostenverordnung enthalten. Hinsichtlich der Position “Sonstige Betriebskosten” muss der Vermieter auch hier detailliert und nachvollziehbar darlegen, woraus sich diese Position zusammensetzt.

Laut einem aktuellen Urteil des Amtsgericht Dortmund vom 30.01.2017 dürfen die Mietkosten für Rauchwarnmelder nicht als Betriebskosten auf den Wohnungsmieter umgelegt werden, auch bzw. obwohl sie fortlaufend entstehen. Das Gericht wertete die Kosten dafür als Kapitalkosten, welche nicht auf den Mieter umgelegt werden können. Zudem wurden die Mietkosten für Rauchwarnmelder nicht in die Betriebskostenverordnung aufgenommen. (1)

Wirtschaftlichkeitsgebot: Bei all den umlagefähigen Betriebskosten hat der Vermieter das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Überhöhte Betriebskosten sind daher unzulässig und müssen vom Mieter nicht übernommen werden.

Nicht umlagefähige Kosten

Keine Betriebskosten und damit nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten ( z.B. für die Hausverwaltung, Kontogebühren) sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, § 1 Abs.2 Betriebskostenverordnung. Ebenso wenig umlagefähig ist der auf leerstehende Wohnungen gerichtete Betriebskostenanteil. All diese Kosten sind vom Vermieter selber zu tragen.

Umlageschlüssel

Die einzelne Betriebskostenarten werden dann nach dem im Mietvertrag festgelegten Umlageschlüssel nach Kopf oder Wohnfläche auf die Mieter verteilt. Heizungs- und Warmwasserkosten werden in der Regel nach dem jeweiligen Verbrauch abgerechnet. Der Verteilerschlüssel bei Heizkosten liegt bei 50-70 % nach dem tatsächlichen Verbrauch und bei 30-50 % nach der Wohnfläche.

Die Betriebskostenabrechnung muss in jedem Fall nachvollziehbar sein. Sie sollte die verschiedenen Betriebskostenarten getrennt voneinander aufschlüsseln, zu jeder Position die entstandenen Gesamtkosten des Hauses sowie den jeweiligen Anteil des Mieters sowie den Umlageschlüssel aufführen. Bei verbrauchsabhängigen Positionen wie Gas oder Heizöl ist, neben den Gesamtkosten, auch die Menge des Gesamtverbrauchs zu benennen.

Recht auf Einsicht in die Belege

Haben Sie Zweifel an der Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung so haben Sie ein Recht darauf die Belege beim Vermieter einzusehen. Eventuelle Unklarheiten können somit sofort besprochen werden. Sie haben grundsätzlich keinen Anspruch darauf, sich Belege in Kopie zuschicken zu lassen. Sie haben jedoch ein Recht darauf, sich während der Einsichtnahme, Kopien von den Belegen zur Betriebskostenabrechung zu machen. (1a) Die Richter am Landgericht Berlin begründeten das Recht auf Anfertigung von Kopien, mit dem Recht die Belege vollständig abzuschreiben. Ihrer Auffassung nach sei, in dem Fall, kein Grund ersichtlich von den heutzutage normalen technischen Möglichkeiten Gebrauch zu machen.

Nur wenn es dem Mieter nicht zumutbar ist, die Unterlagen in den Räumen des Vermieters einzussehen kommt eine Übersendung von Kopien in Betracht. (1b) Dies ist etwa der Fall, wenn der Mieter schwer erkankt ist, er eine außergewöhnlichen Gehbehinderung hat oder seine Wohnung von den Räumen unverhältnismäßig weit entfernt ist (ab 30 km). Wenn Sie einen Anspruch auf Übersendung der Belegkopien haben, so müssen Sie auch die Kopierkosten tragen. Von der Rechtsprechung sind hier 0,25 Euro je Kopie anerkannt.

Besonderheit: Mieter von Sozialwohnungen haben immer einen Anspruch auf Belegkopien gegen Kostenerstattung, § 29 Abs. 2 NMV

Der Abrechnungszeitraum

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen, § 556 Abs.3 S.1 BGB. Der gesetzliche Abrechnungszeitraum darf also höchstens 12 Monate betragen.

Nebenkostenabrechnungen über einen längeren Zeitraum, z.B. 14 Monate, sind unzulässig und Sie können die Begleichung eine anfallende Nachzahlung verweigern.

Ein kürzerer Abrechnungszeitraum, als ein Jahr, ist allerdings zulässig. In solchen Fällen kann aber auch nur eine anteilige Anrechnung der angefallenen Nebenkosten erfolgen.

Bis wann muss der Mieter die Abrechung erhalten

Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen, § 556 Abs. 2 BGB. Im Normalfall sind das Abrechnungsjahr und das Kalenderjahr identisch. Das bedeutet, dass Sie die Betriebskostenabrechnung bis zum 31.12. des jeweiligen Folgejahres erhalten müssen. Es gibt aber auch Fälle in denen das Abrechnungjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt. Nachfolgend einige Bespiele:

  • Abrechnungszeitraum 01.01.2014 – 31.12.2014 = fristgerechter Erhalt bis 31.12.2015 möglich
  • Abrechnungszeitraum 01.04.2015 – 31.03.2016 = fristgerechter Erhalt bis 31.03.2017 möglich
  • Abrechnungszeitraum 01.07.2015 – 30.06.2016 = fristgerechter Erhalt bis 30.06.2017 möglich

Endet die Frist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, so ist in § 193 BGB geregelt, dass sich der Termin auf den nächsten Werktag verschiebt. Fällt der 31. Dezember (Silvester) also auf ein Samstag oder Sonntag, so endet die Frist erst am 2. Januar des neuen Jahres.

Beispiel:

Abrechnungszeitraum 01.01.2015 – 31.12.2015 = fristgerechter Erhalt bis 02.01.2017 möglich

Was tun, wenn der Vermieter sich weigert ein Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

Hierbei ist zunächst einmal zwischen einem bestehenden und einem beendeten Mietverhältnis zu unterscheiden. Auf keinen Fall sollten Sie auf eine Betriebskostenabrechnung verzichten, da Ihnen sonst auch das möglich Guthaben aus der Abrechnung entgeht. Natürlich kann hierbei auch eine Nachzahlung herauskommen. Da Ihnen die Abrechnung aber in den Fällen der Weigerung in aller Regel erst nach der 12 Monatsfrist zugeht, kann der Vermieter von Ihnen keine Nachzahlung mehr geltend machen, § 556 Abs.3 S.3 BGB. Sie können also eigentlich nur gewinnen.

Bestehendes Mietverhältnis

Leider haben Sie als Mieter bei einem bestehenden Mietverhältnis keinen Anspruch auf Rückzahlung der geleisteten Vorauszahlungen zu. Sie können jedoch ein Rückbehaltungsrecht gem. § 273 BGB für künftige Vorauszahlungen geltend machen oder aber auf die Erstellung einer Abrechnung klagen. Gerne können Sie hierfür unser Musterschreiben: Zurückbehaltung der Vorauszahlungen nutzen.

Mit Geltendmachung des Zurückbehaltungsrechts üben Sie Druck auf Ihren Vermieter aus und wahren zugleich Ihre eigenen finanziellen Interessen (2), in dem Sie zukünftige Betriebskostenvorauszahlungen bis zur Nachholung der Jahresabrechnung durch den Vermieter einstellen. Bitte geben Sie aber die einbehaltenen Vorauszahlungen nicht aus, denn Sie müssen Sie an den Vermieter zahlen, sobald dieser seine Pflicht zur Erstellung der Abrechnung erfüllt hat.

Bei einem bestehenden Mietverhältnis ist dies unserer Ansicht nach, der bessere Weg zu seinem Recht zu kommen.

Die Durchsetzung zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung, mittels Klage gegen den Vermieter, erfolgt durch Festsetzung eines Zwangsgeldes oder sogar Zwangshaft. Hierzu sollten Sie sich jedoch vorher anwaltlich beraten und später auch entsprechend vertreten lassen.

Beendetes Mietverhältnis

In diesem Fall haben Sie einen Anspruch auf Rückzahlung sämtlicher Vorauszahlungen. Sie müssen laut einer Entscheidung des Bundesgerichtshof nicht erst auf Erstellung einer Betriebskostenabrechnung klagen (3). Bitte beachten Sie aber, dass der Vermieter die Betriebskostenabrechnung nachholen kann. In diesem Fall müssen Sie die Abschlagszahlungen jedoch an den Vermieter zurückzahlen. Er kann jedoch keine Nachzahlungen verlangen, § 556 Abs.3 S.3 BGB.

Ein anderer Weg wäre, den Vermieter gleich auf Erstellung einer Betriebskostenabrechnung zu verklagen. Die Durchsetzung erfolgt auch hier mittels Festsetzung eines Zwangsgeldes oder sogar Zwangshaft. Bei einem beendeten Mietverhältnis ist dies unserer Ansicht nach der bessere Weg zu seinem Recht zu kommen. Auch hierzu sollten Sie sich jedoch vorher anwaltlich beraten und später auch entsprechend vertreten lassen.

Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung

Sind Sie mit der Betriebskostenabrechnung nicht einverstanden, so müssen Sie Ihre Einwendungen konkret geltend machen. Sie müssen also genau darlegen, mit welchen Bestandteilen und warum Sie damit nicht einverstanden sind. Sie sollten zunächst einmal die Belege einsehen. Pauschale Beanstandungen allein sind nicht ausreichend. Nur dann können Sie die Begleichung einer Nachzahlung auch verweigern. Es bietet sich auch die Zahlung unter Vorbehalt an, bis Ihre Beanstandung geklärt ist.

Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Bitte beachten Sie, dass die Einwendungsfrist gegen die Betriebs­kosten­abrechnung Tag genau zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung beim Mieter endet. (4.)

Mieterwechsel innerhalb der Abrechnungsperjode

Wenn der Mieter innerhalb einer Abrechnungsperjode wechselt, so ist der Vermieter zunächst einmal nicht verpflichtet, eine Zwischenabrechnung zu erstellen. Er kann seine Abrechnung wie üblich nach Ablauf der 12 monatigen Abrechnungsperiode erstellen. Eine Zwischenablesung ist jedoch hierfür unerlässlich. Am Ende der Abrechnungsperiode muss er die anfallenden Betriebskosten auf die beiden Mieter verteilen. Dies wird er bei den kalten Betriebskosten regelmäßig anteilig nach den Monaten der Nutzung machen.

Bei den verbrauchsunabhängigen Heizkosten erfolgt die Aufteilung zwischen den Mietern nach der Gradzahlentabelle. In ihr werden die Erfahrungswerte der Vergangenheit in den einzelnen Monaten festgelegt. Diese werden dann anhand des Jahresverbrauches zur Aufteilung herangezogen.

Dier verbrauchs­abhängigen Heizkosten werden anhand der Zwischenablesung zum Zeitpunkt des Mieterwechsels aufgeteilt.

Fazit

Prüfen Sie die Betriebskostenabrechnung genau. Vergleichen Sie Ihre Abrechnung mit vorangegangenen Abrechnungen der selben Wohnung (wenn möglich). Lassen Sie sich große Preissprünge vom Vermieter erklären. Fordern Sie im Zweifel Belegeinsicht bei Ihrem Vermieter ein. Beachten Sie unbedingt die einzuhaltenden Fristen.

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(1) Amtsgericht Dortmund, Urteil v. 30.01.2017 Az. 423 C 8482/16                                (1a) Landgericht Berlin, Beschluss vom 05.10.2010 – 65 S 274/10                                     (1b) BGH, Urteil v. 08.03.2006, AZ VIII ZR 78/05
(2) BGH, Urteil v. 29.03.2006, AZ VIII ZR 191/05
(3) BGH, Urteil v. 09.03.2005, AZ VIII ZR 57/04                                                               (4) Landgericht Berlin, Urteil vom 25.10.2016 – 63 S 35/16

Letzte Überarbeitung am 25.07.2017


Wichtige Vorschriften: §§ 1 ff. Betriebskostenverordnung, § 193 BGB, § 273 BGB,                 § 556 BGB, § 29 NMV